Logiciel FMIS pour les signalements des services généraux, les bâtiments et les contrats, dans un seul système avec l’informatique.

  • Signalements des services généraux: les pannes, demandes de nettoyage et demandes de déménagement arrivent de manière structurée et sont suivies jusqu’à leur clôture.
  • Bâtiments, salles et inventaire: enregistrez vos biens immobiliers et votre inventaire dans un registre des actifs entièrement personnalisable.
  • Contrats de maintenance et fournisseurs: suivez les durées et les délais de résiliation grâce à des alertes automatiques dans la gestion des contrats.
  • Signaler sans appeler: les collaborateurs signalent via le portail, sur n’importe quel appareil.
  • Avec l’informatique: services généraux et informatique sur la même plateforme, avec des flux de travail entre services.
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Neoforce avec projets, factures et tickets sur une seule plateforme

Qu’est-ce qu’un logiciel FMIS ?

Un FMIS (système d’information de gestion des services généraux) aide le service des services généraux à traiter les signalements et à gérer les bâtiments, l’inventaire et les contrats.

Un éclairage en panne, un robinet qui fuit, un déménagement ou un nouveau poste de travail : le service des services généraux reçoit chaque jour des demandes par e-mail, par téléphone et dans les couloirs. Avec un logiciel FMIS, vous enregistrez ces signalements en un seul endroit, vous les attribuez au bon collaborateur ou fournisseur et vous voyez exactement ce qui reste ouvert.

Neoforce associe les signalements des services généraux à la gestion des actifs, la gestion des contrats, les workflows et les rapports. Et comme l’informatique et les autres services travaillent sur la même plateforme, votre organisation dispose d’un seul portail pour toutes les demandes.

Services généraux et informatique dans le même système.

De nombreuses organisations disposent d’un FMIS pour les services généraux et d’un logiciel distinct pour le service desk informatique. Avec Neoforce, vous utilisez une seule plateforme, un seul portail et un seul modèle de licence pour les deux. En savoir plus sur l’ enterprise service management ou sur le Logiciel ITSM de Neoforce.

Chaque signalement au bon endroit.

Dans Neoforce, tout est en principe un ticket. Vous définissez vous-même les types de signalements des services généraux, comme une panne, un ordre de travail, une demande de nettoyage ou un déménagement, ainsi que les données associées.

Associez un signalement à un bâtiment, une salle ou un objet de votre registre des actifs. Vous voyez ainsi, par site, quels signalements ont eu lieu et lesquels sont encore ouverts.

Flux de travail
Pour les processus récurrents aux étapes fixes, comme le déménagement d’un service ou l’aménagement d’un nouveau poste de travail, vous utilisez des workflows. Chaque étape parvient automatiquement à la bonne personne.

En savoir plus sur les workflows
Gestion des flux de travail

”Enfin un système de tickets qui facilite vraiment la collaboration et permet de tenir le client informé !

Yu-Mei Liebregt
Enterprise service management : des collègues de différents services travaillent ensemble

Services généraux et informatique ensemble dans un seul workflow.

Un service déménage à un autre étage ? Les services généraux s’occupent du mobilier et de l’espace, l’informatique déplace les postes de travail et les téléphones. Avec un workflow dans Neoforce, une seule demande lance tout le processus, et chaque service voit ce qu’il doit faire et quand.

Lors d’une arrivée, les services généraux, l’informatique et les RH collaborent aussi : un poste de travail et un badge d’accès, un ordinateur portable et un compte, un contrat. Dans la chronologie du ticket, chacun voit ce qui a déjà été fait, et le collaborateur suit l’avancement via le portail.

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Gardez la maîtrise des services généraux grâce au logiciel FMIS.

Définissez pour chaque type de signalement quand il doit être résolu. Neoforce vous avertit automatiquement à l’approche de l’échéance.

Une fuite exige une réaction plus rapide qu’une demande d’armoire supplémentaire. Vous définissez des échéances par type et par priorité, et triez facilement les signalements ouverts par échéance. Vous gardez ainsi une vue d’ensemble de tous vos engagements envers l’organisation.

Vue des tickets avec échéance dans Neoforce

Les collaborateurs voient toujours où en est leur signalement.

Grâce à des statuts que vous définissez vous-même, comme planifié, en attente du fournisseur ou terminé, vous indiquez l’avancement. Le demandeur est informé automatiquement à chaque changement de statut, si bien que personne n’a besoin de rappeler.

Définir des types de tickets dans Neoforce

Grâce aux équipes, vous configurez Neoforce selon le fonctionnement de vos services généraux : concierges, nettoyage, sécurité, accueil ou services techniques.

Vous répartissez vous-même les collaborateurs par équipe et transférez les signalements si nécessaire. Les prestataires externes, comme un installateur ou une entreprise de nettoyage, peuvent aussi être configurés comme une équipe distincte, pour savoir clairement qui s’occupe de quoi.

Système de tickets convivial

Classez les signalements par site, bâtiment ou type de travaux.

Climatisation, éclairage, sanitaires, mobilier, nettoyage ou sécurité : avec vos propres catégories et sous-catégories, les rapports montrent par bâtiment sur quoi portent la plupart des signalements et où la maintenance est la plus rentable.

Configurer des catégories de tickets dans Neoforce

Travaillez avec les types de signalements adaptés à vos processus.

Pensez aux pannes, ordres de travail, demandes de nettoyage, déménagements ou demandes de clés. Neoforce fournit un ensemble standard que vous adaptez entièrement, avec vos propres champs par type.

Statut des tickets dans Neoforce

Enregistrez les bâtiments, étages, salles et l’inventaire, et associez-les aux signalements.

Dans le registre des actifs de Neoforce, vous choisissez les objets et les champs que vous suivez. Pour chaque nouveau signalement, vous voyez immédiatement l’historique d’une salle ou d’une installation, et via la gestion des contrats, les contrats de maintenance associés.

CMDB dans un logiciel ITSM : actifs liés à un ticket dans Neoforce

Signaler sans appeler.

Avec le portail les collaborateurs signalent les problèmes via des formulaires que vous créez vous-même, par exemple en demandant le bâtiment, l’étage et la salle. Chaque signalement arrive ainsi complet.

Le portail fonctionne sur n’importe quel appareil, y compris depuis un téléphone dans le couloir. Les comptes light des collaborateurs sont gratuits : vous ne payez que pour les personnes qui traitent les signalements.

Essayez le portail gratuitementEn savoir plus
Vue des tickets avec échéance dans Neoforce
Exemple de portail dans Neoforce
Exemple de portail dans Neoforce

Combien coûte le logiciel FMIS de Neoforce ?

Vous ne payez que pour les collaborateurs qui traitent les signalements (comptes complets). Tous les modules sont inclus, y compris la gestion des actifs, la gestion des contrats, les workflows, le portail et les rapports. Les collaborateurs signalent gratuitement avec un compte light.

Exemple de calcul : un service des services généraux de 4 agents = 4 comptes complets × 49,95 € = 199,80 € par mois. Consultez les tarifs ou faites le calcul pour votre situation.

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Questions fréquentes sur les logiciels FMIS

À quoi sert un FMIS ?

Un FMIS enregistre les signalements et les ordres de travail, et assure le suivi des bâtiments, de l’inventaire et des contrats. Les services généraux ont ainsi une vue d’ensemble de ce qui est en cours et de ce qui est prévu.

Puis-je aussi réserver des salles ou établir un plan pluriannuel d’entretien ?

Oui. Outre les signalements, les ordres de travail et les contrats, Neoforce vous permet aussi de réserver des salles et d’établir un plan pluriannuel d’entretien. Vous voulez voir comment cela fonctionne ? Planifiez une démo

Est-ce que cela fonctionne aussi sur mobile ?

Oui. Neoforce et le portail fonctionnent sur n’importe quel appareil, pour que collaborateurs et concierges puissent signaler et traiter les demandes en déplacement.

Où sont stockées nos données ?

Toutes les données sont hébergées aux Pays-Bas, au sein de l’UE. Neoforce est certifié ISO 27001 et ISO 9001 ; en savoir plus sur la sécurité dès la conception.

L’informatique peut-elle travailler dans le même système ?

Oui. Le service desk informatique travaille sur la même plateforme avec sa propre équipe. En savoir plus sur le Logiciel ITSM et enterprise service management.

Tous les signalements des services généraux au même endroit

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