La commune de Beekdaelen et son flux de travail interne

Lors d'un entretien avec Yannick Welie, administrateur d'applications Neoforce à la mairie de Beekdaelen, nous avons évoqué les améliorations apportées au flux de travail interne suite à la mise en place de Neoforce.

Défis liés à la mise en œuvre

Avant la mise en œuvre de Neoforce, la commune de Beekdaelen était confrontée à divers défis liés à son flux de travail interne. Plusieurs processus se déroulaient encore de manière obsolète et informelle, ce qui entraînait un manque d’efficacité et une certaine confusion. Certaines méthodes de travail étaient fastidieuses et des étapes importantes n’étaient souvent pas documentées, ce qui rendait difficile de garder une vue d’ensemble et d’éviter les erreurs. De plus, il n’existait pas de plateforme centrale permettant de signaler et d’assurer le suivi des problèmes, des questions et des dysfonctionnements internes, ce qui entraînait une fragmentation et des retards dans le traitement de ces dossiers. C’est pourquoi la commune a décidé de passer à Neoforce.

Passage à Neoforce

La principale motivation qui a poussé la commune à adopter Neoforce comme logiciel de gestion résidait dans la nécessité de disposer d'une solution polyvalente capable de répondre spécifiquement aux problèmes décrits précédemment. “Nous recherchions un outil capable de nous aider à restructurer nos processus, en particulier ceux qui impliquaient l'utilisation de nombreux formulaires. Nous souhaitions également créer un espace centralisé où toutes les demandes internes, les dysfonctionnements, les commandes et les problèmes pourraient être gérés et résolus. En atteignant ces objectifs, nous espérions améliorer l'efficacité et favoriser la collaboration au sein de notre organisation”, raconte Yannick.

Améliorations

Bien que Neoforce ne soit pas encore entièrement mis en œuvre au sein de la commune de Beekdaelen, il a déjà permis d’apporter des améliorations considérables au flux de travail interne, notamment en matière de processus RH. “Grâce aux formulaires de Neoforce, nous avons pu supprimer certaines étapes de certains processus RH, ce qui a permis d'améliorer considérablement l'efficacité et la simplicité de ces processus.”, ajoute Yannick.

“ Grâce à Neoforce, la communication et la collaboration au sein de notre organisation se sont considérablement améliorées. ”

Amélioration de la communication interne et de la collaboration

À la question de savoir si Neoforce a contribué à rationaliser la communication et la collaboration au sein de la commune, Yannick apporte également une réponse claire : ” » Grâce à Neoforce, la communication et la collaboration au sein de notre organisation se sont considérablement améliorées. Les intervenants disposent désormais d’une vue d’ensemble plus complète de chaque demande, ce qui réduit le nombre de contacts et permet d’enchaîner plus rapidement les étapes suivantes. De plus, Neoforce permet aux intervenants de voir quelles demandes ont déjà été traitées et qui y travaille. Cela évite les doublons et garantit une exécution plus efficace des tâches. Grâce à cette fonctionnalité, les processus sont rationalisés et notre équipe peut collaborer plus efficacement pour atteindre nos objectifs..”

Formation et accompagnement

Au début, la formation et l'accompagnement de l'équipe à l'utilisation de Neoforce ont rencontré quelques difficultés. Certains praticiens avaient du mal à garder une vue d'ensemble, même pour des tâches simples comme le traitement des tickets. La complexité de l'application, avec sa multitude de boutons, était source de confusion.

Même si le système semblait intuitif pour l'administrateur d'applications, celui-ci s'est rendu compte par la suite qu'il lui restait encore beaucoup à apprendre. En l'absence de formation officielle, il a dû tout découvrir par lui-même, ce qui lui a demandé du temps et des efforts.

C'est pourquoi Neoforce recommande vivement de suivre une formation dispensée par Neoforce, afin que l'administrateur au sein de votre organisation puisse tirer pleinement parti de tous les modules et fonctionnalités proposés par Neoforce. Cela contribuera à une utilisation plus efficace du système et à une optimisation accrue des processus internes. Yannick a l'intention de consacrer davantage d'attention à Neoforce et à toutes ses possibilités à l'avenir, afin que le potentiel du système puisse être pleinement exploité au profit de la commune de Beekdaelen.

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