Gemeente Beekdaelen over interne workflow
In een interview met Yannick Welie, Applicatiebeheerder van Neoforce bij de gemeente Beekdaelen, besproken we de verbeteringen in de interne workflow na de implementatie van Neoforce.
Uitdagingen voor de implementatie
Voorafgaand aan de implementatie van Neoforce werd gemeente Beekdaelen geconfronteerd met verschillende uitdagingen in de interne workflow. Diverse processen verliepen nog op een verouderde en informele manier, wat resulteerde in inefficiëntie en verwarring. Bepaalde werkwijzen waren omslachtig en belangrijke stappen werden vaak niet gedocumenteerd, waardoor het moeilijk was om een overzicht te behouden en fouten te vermijden. Daarnaast ontbrak het aan een centrale plek waar interne problemen, vraagstukken en defecten konden worden ingediend en opgevolgd, wat leidde tot versnippering en vertraging in de afhandeling van deze zaken. Daarom besloot de gemeente om over te stappen naar Neoforce.
Overstap naar Neoforce
De belangrijkste drijfveer voor de gemeente om over te stappen op Neoforce als bedrijfssoftware lag in de behoefte aan een veelzijdige oplossing die specifiek de problemen kon aanpakken die eerder werden beschreven. “We zochten naar een tool die ons kon helpen bij het herstructureren van processen, vooral diegene waarbij veel formulieren werden gebruikt. Daarnaast wilden we één centrale plek creëren waar alle interne aanvragen, defecten, bestellingen en problemen konden worden beheerd en opgelost. Door deze doelstellingen te verwezenlijken, hoopten we de efficiëntie te verbeteren en de samenwerking binnen onze organisatie te bevorderen”, verteld Yannick.
Verbeteringen
Hoewel Neoforce nog niet volledig is geïmplementeerd bij de gemeente Beekdaelen, heeft het al aanzienlijke verbeteringen teweeggebracht in de interne workflow, met name op het gebied van HR-processen. “Door gebruik te maken van Neoforce’s formulieren, konden we enkele stappen in bepaalde HR-processen overslaan, wat resulteerde in een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie en het gemak van deze processen”, voegt Yannick hieraan toe.
“Dankzij Neoforce is de communicatie en samenwerking binnen onze organisatie aanzienlijk verbeterd.”
Verbeterde interne communicatie en samenwerking
Op de vraag op Neoforce heeft geholpen bij het stroomlijnen van de communicatie en de samenwerking binnen de gemeente, heeft Yannick ook een duidelijk antwoord:” Dankzij Neoforce is de communicatie en samenwerking binnen onze organisatie aanzienlijk verbeterd. Behandelaars hebben nu een completer beeld van elke aanvraag, waardoor het aantal contactmomenten wordt verminderd en er sneller vervolgstappen kunnen worden gezet. Daarnaast biedt Neoforce de mogelijkheid voor behandelaars om te zien welke aanvragen al zijn verwerkt en wie eraan werkt. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat taken efficiënter worden uitgevoerd. Door deze functionaliteit worden processen gestroomlijnd en kan ons team effectiever samenwerken aan het bereiken van onze doelen.”
Training en ondersteuning
Het proces van training en ondersteuning voor het team bij het gebruik van Neoforce kende aanvankelijk enkele uitdagingen. Sommige behandelaars vonden het moeilijk om het overzicht te behouden, zelfs bij eenvoudige taken zoals het afhandelen van tickets. De complexiteit van de applicatie, met zijn uitgebreide set knoppen, zorgde voor verwarring.
Hoewel het systeem voor de applicatiebeheerder intuïtief leek, ontdekte hij later dat er nog veel meer te leren viel. Zonder formele training moest hij alles zelf uitzoeken, wat tijd en moeite kostte.
Daarom wordt het door Neoforce sterk aanbevolen om een training vanuit Neoforce te volgen, zodat de beheerder binnen jouw organisatie optimaal gebruik kunnen maken van alle modules en functionaliteiten die Neoforce biedt. Dit zal helpen om het systeem effectiever in te zetten en de interne processen verder te optimaliseren. Yannick is van plan om in de toekomst extra aandacht te besteden aan Neoforce en al zijn mogelijkheden, zodat het volledige potentieel van het systeem kan worden benut voor de gemeente Beekdaelen.
Ook interesse in het optimaliseren van de interne workflow binnen jouw organisatie? Neem contact met ons op en we helpen je graag op weg!
