Gemeente Beekdaelen over interne workflow

En una entrevista con Yannick Welie, administrador de aplicaciones de Neoforce en el Ayuntamiento de Beekdaelen, hablamos de las mejoras en el flujo de trabajo interno tras la implantación de Neoforce.

Retos para la implementación

Antes de la implantación de Neoforce, el ayuntamiento de Beekdaelen se enfrentaba a diversos retos en su flujo de trabajo interno. Varios procesos se llevaban a cabo aún de forma anticuada e informal, lo que provocaba ineficiencias y confusión. Ciertos procedimientos resultaban engorrosos y, a menudo, no se documentaban pasos importantes, lo que dificultaba mantener una visión general y evitar errores. Además, no existía un lugar centralizado donde se pudieran presentar y hacer un seguimiento de los problemas internos, las incidencias y las averías, lo que provocaba fragmentación y retrasos en la resolución de estos asuntos. Por ello, el ayuntamiento decidió dar el salto a Neoforce.

Cambio a Neoforce

El principal motivo que llevó al ayuntamiento a optar por Neoforce como software empresarial fue la necesidad de contar con una solución versátil capaz de abordar específicamente los problemas descritos anteriormente. “Buscábamos una herramienta que nos ayudara a reestructurar los procesos, sobre todo aquellos en los que se utilizaban muchos formularios. Además, queríamos crear un único lugar centralizado desde el que se pudieran gestionar y resolver todas las solicitudes internas, las averías, los pedidos y los problemas. Al alcanzar estos objetivos, esperábamos mejorar la eficiencia y fomentar la colaboración dentro de nuestra organización.”, cuenta Yannick.

Mejoras

Aunque Neoforce aún no se ha implantado por completo en el Ayuntamiento de Beekdaelen, ya ha supuesto mejoras considerables en el flujo de trabajo interno, sobre todo en lo que respecta a los procesos de recursos humanos. “Door gebruik te maken van Neoforce’s formulieren, konden we enkele stappen in bepaalde HR-processen overslaan, wat resulteerde in een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie en het gemak van deze processen”, añade Yannick.

“Dankzij Neoforce is de communicatie en samenwerking binnen onze organisatie aanzienlijk verbeterd.”

Mejora de la comunicación interna y la colaboración

Op de vraag op Neoforce heeft geholpen bij het stroomlijnen van de communicatie en de samenwerking binnen de gemeente, heeft Yannick ook een duidelijk antwoord:” Gracias a Neoforce, la comunicación y la colaboración dentro de nuestra organización han mejorado considerablemente. Los gestores disponen ahora de una visión más completa de cada solicitud, lo que reduce el número de contactos y permite dar los siguientes pasos con mayor rapidez. Además, Neoforce ofrece a los gestores la posibilidad de ver qué solicitudes ya se han tramitado y quién está trabajando en ellas. Esto evita la duplicación de tareas y garantiza que estas se lleven a cabo de forma más eficiente. Esta funcionalidad agiliza los procesos y permite que nuestro equipo colabore de forma más eficaz para alcanzar nuestros objetivos..”

Formación y asistencia

El proceso de formación y apoyo al equipo en el uso de Neoforce planteó inicialmente algunos retos. A algunos profesionales les resultaba difícil mantener una visión general, incluso en tareas sencillas como la gestión de tickets. La complejidad de la aplicación, con su amplio conjunto de botones, generaba confusión.

Aunque el sistema le parecía intuitivo al administrador de aplicaciones, más tarde descubrió que aún le quedaba mucho por aprender. Al no haber recibido formación específica, tuvo que averiguar todo por su cuenta, lo que le supuso tiempo y esfuerzo.

Daarom wordt het door Neoforce sterk aanbevolen om een training vanuit Neoforce te volgen, zodat de beheerder binnen jouw organisatie optimaal gebruik kunnen maken van alle modules en functionaliteiten die Neoforce biedt. Dit zal helpen om het systeem effectiever in te zetten en de interne processen verder te optimaliseren. Yannick is van plan om in de toekomst extra aandacht te besteden aan Neoforce en al zijn mogelijkheden, zodat het volledige potentieel van het systeem kan worden benut voor de gemeente Beekdaelen.

Ook interesse in het optimaliseren van de interne workflow binnen jouw organisatie? Neem contact met ons op en we helpen je graag op weg!