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Gemeinde Beekdaelen: interner Workflow mit Neoforce

In einem Interview mit Yannick Welie, Neoforce Application Manager bei der Gemeinde Beekdaelen, sprachen wir über die Verbesserungen der internen Arbeitsabläufe nach der Einführung von Neoforce.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Vor der Implementierung von Neoforce sah sich die Gemeinde Beekdaelen mit verschiedenen Herausforderungen in ihrem internen Arbeitsablauf konfrontiert. Mehrere Prozesse liefen immer noch auf eine veraltete und informelle Weise ab, was zu Ineffizienz und Verwirrung führte. Bestimmte Arbeitsmethoden waren umständlich und wichtige Schritte wurden oft nicht dokumentiert, was es schwierig machte, den Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden. Außerdem fehlte eine zentrale Stelle, an der interne Probleme, Fragen und Mängel eingereicht und weiterverfolgt werden konnten, was zu einer Zersplitterung und Verzögerungen bei der Bearbeitung dieser Angelegenheiten führte. Daher entschied sich die Gemeinde für den Wechsel zu Neoforce.

Umstellung auf Neoforce

Der Hauptgrund für die Gemeinde, auf Neoforce als Unternehmenssoftware umzusteigen, war der Bedarf an einer vielseitigen Lösung, die speziell auf die zuvor beschriebenen Probleme eingehen kann. "Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das uns bei der Umstrukturierung von Prozessen helfen könnte, vor allem von solchen, die viele Formulare enthielten. Außerdem wollten wir einen zentralen Ort schaffen, an dem alle internen Anfragen, Mängel, Aufträge und Probleme verwaltet und gelöst werden können. Durch die Erreichung dieser Ziele erhofften wir uns, die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit innerhalb unserer Organisation zu fördern.", erzählt Yannick.

Verbesserungen

Obwohl Neoforce bei der Gemeinde Beekdaelen noch nicht vollständig implementiert ist, hat es bereits zu erheblichen Verbesserungen der internen Arbeitsabläufe geführt, insbesondere bei den Personalprozessen. "Durch den Einsatz der Neoforce-Formulare konnten wir einige Schritte in bestimmten HR-Prozessen überspringen, was zu einer erheblichen Verbesserung der Effizienz und des Komforts dieser Prozesse führte", fügt Yannick hinzu.

"Dank Neoforce hat sich die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb unserer Organisation deutlich verbessert."

Verbesserte interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Auf die Frage, ob Neoforce dazu beigetragen hat, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Gemeinde zu optimieren, hat Yannick ebenfalls eine klare Antwort:" Dank Neoforce haben sich die Kommunikation und die Zusammenarbeit innerhalb unserer Organisation erheblich verbessert. Die Sachbearbeiter haben jetzt ein vollständigeres Bild von jedem Antrag, was die Anzahl der Kontaktmomente verringert und schnellere Folgeschritte ermöglicht. Darüber hinaus können die Sachbearbeiter mit Neoforce sehen, welche Anträge bereits bearbeitet wurden und wer daran arbeitet. Dies verhindert Doppelarbeit und sorgt für eine effizientere Durchführung der Aufgaben. Diese Funktionalität strafft die Prozesse und ermöglicht es unserem Team, effektiver zusammenzuarbeiten, um unsere Ziele zu erreichen.."

Ausbildung und Unterstützung

Der Prozess der Schulung und Unterstützung des Teams bei der Verwendung von Neoforce war anfangs mit einigen Herausforderungen verbunden. Einige Mitarbeiter fanden es schwierig, den Überblick zu behalten, selbst bei einfachen Aufgaben wie der Bearbeitung von Tickets. Die Komplexität der Anwendung mit ihrer Vielzahl von Schaltflächen sorgte für Verwirrung.

Obwohl das System dem Anwendungsmanager intuitiv erschien, stellte er später fest, dass es viel mehr zu lernen gab. Ohne formale Schulung musste er alles selbst herausfinden, was Zeit und Mühe kostete.

Neoforce empfiehlt daher dringend, eine Schulung von Neoforce zu besuchen, damit der Administrator in Ihrem Unternehmen alle Module und Funktionalitäten von Neoforce optimal nutzen kann. Dies wird dazu beitragen, das System effektiver zu nutzen und die internen Prozesse weiter zu optimieren. Yannick plant, Neoforce in Zukunft noch mehr Aufmerksamkeit zu schenken und sich auf alle Möglichkeiten zu konzentrieren, die Neoforce zu bieten hat, damit das volle Potenzial des Systems für die Gemeinde Beekdaelen genutzt werden kann.


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